Ein Fachbeitrag aus patentanwaltlicher Perspektive · 25. September 2026
Eine Erfindungsmeldung enthält weit mehr als Namen und Kontaktdaten. Sie beschreibt eine technische Lehre, deren Vertraulichkeit für die spätere Schutzrechtsstrategie entscheidend sein kann. Genau hier setzt der Beitrag „Künstliche Intelligenz als Mitarbeiterin in der Patentanwaltskanzlei – eine gute Idee?“ des Bundesverbandes Deutscher Patentanwälte (BDPA) vom 23. Februar 2026 an. Der Verband beschreibt Chancen für Recherche, Qualitätskontrolle und Kanzleiorganisation, verbindet sie aber mit Anforderungen an Geheimnisschutz, sorgfältige Auswahl der Anbieter, Transparenz und fachliche Endkontrolle. Diese Maßstäbe werden besonders konkret, wenn eine Kanzlei KI mit ihrem IP-Management-System (IPMS) verbindet.
Für mich als Patentanwalt lautet die praktische Frage deshalb: Welche Daten aus welcher Akte sollen für welchen Zweck an welches System gelangen, und wer kontrolliert anschließend das Ergebnis? Genese bildet mit Akten, Dokumenten und Auswertungen den organisatorischen Ausgangspunkt. Ob die Verarbeitung in einem KI-Dienst im Browser oder über eine Schnittstelle aus Genese angestoßen wird, ändert nichts an der Vertraulichkeit der betreffenden Informationen.
DMS-Dokumente mit browserbasierter KI bearbeiten
Der unmittelbarste Arbeitsweg führt über das Dokumentenmanagement: Eine berechtigte Person öffnet ein Dokument aus der Genese-Akte und stellt dessen Inhalt einer im Browser zugänglichen KI-Anwendung zur Verfügung. Sie könnte etwa eine Erwiderung zusammenfassen, eine fremdsprachige Amtsmitteilung übersetzen oder Schreiben nach Dokumentarten einordnen lassen. Die niedrige technische Einstiegsschwelle ist ein Vorteil. Zugleich entsteht an der Übergabe in den Browser eine Stelle, an der leicht die Kontrolle verloren geht. Das gilt auch dann, wenn lediglich Text kopiert wird: Erfindungsmerkmale, noch nicht veröffentlichte Anmeldungen, Mandantennamen und Verfahrensstrategien können darin enthalten sein.
Vor einer solchen Nutzung muss die Kanzlei festlegen, welche Anwendung für welche Daten freigegeben ist. Zu prüfen sind insbesondere die Vertragsbedingungen zum Berufsgeheimnis, der Ort und die Dauer der Verarbeitung, die Nutzung von Eingaben und Ausgaben zum Training, der Zugriff durch Unterauftragnehmer sowie technische Einstellungen zu Protokollen, Dateien und Internetzugang. Ein europäischer Serverstandort allein beantwortet diese Fragen nicht. Ebenso wenig macht das bloße Entfernen personenbezogener Angaben eine unveröffentlichte technische Lehre unbedenklich. Bei besonders sensiblen Vorgängen kann eine entsprechend kontrollierte lokale Verarbeitung die bessere Wahl sein; ihre Eignung hängt von Leistungsfähigkeit und Betriebskonzept ab.
Genese-Reports als Grundlage für KI-Auswertungen
Ein zweiter Weg beginnt bei den strukturierten Informationen des IPMS. Ein Genese-Report kann etwa Schutzrechte nach Ländern und Verfahrensstand zusammenstellen oder offene Aufgaben in einem Portfolio sichtbar machen. Daraus lassen sich mit KI Entwürfe für Managementberichte, Besprechungsvorlagen oder verständliche Erläuterungen entwickeln. Gerade hier ist die Bedienung einfach: Ein exportierter Bericht kann unmittelbar in einer freigegebenen KI-Umgebung weiterbearbeitet werden.
Die Einfachheit darf allerdings nicht über den Informationsgehalt eines Reports hinwegtäuschen. Schon die Kombination aus Aktenzeichen, Titeln, Fristen, Kosten und Mandantenzuordnung kann Rückschlüsse auf eine Entwicklungsstrategie erlauben. Deshalb würde ich für jeden Zweck nur die erforderlichen Spalten und Akten exportieren und prüfen, ob mehrere Mandanten oder vertrauliche Vorhaben vermischt sind. Die KI kann Trends sprachlich aufbereiten; die zugrunde liegenden Zahlen, der Stichtag und die fachliche Bewertung müssen aus dem Report überprüft werden. Eine flüssig formulierte Portfolioanalyse ist noch keine belastbare Entscheidungsvorlage.
KI über API-Schnittstellen in Arbeitsabläufe einbinden
Die dritte Möglichkeit ist die technische Integration. Funktionen in Genese können ausgewählte Inhalte an die API eines KI-Anbieters übermitteln und die Antwort in den Aktenablauf zurückführen. Das ist für wiederkehrende Aufgaben attraktiv: Dokumente zusammenfassen, Übersetzungsentwürfe erstellen, Dokumentarten vorschlagen, Schlagworte vergeben oder den Inhalt einer Akte für die interne Bearbeitung erschließen. Anders als bei einer manuellen Übergabe lässt sich hier technisch präzise definieren, welche Felder, Dokumente oder Textausschnitte übertragen werden dürfen und welcher Personenkreis Ergebnisse sehen und übernehmen kann.
Die API ist jedoch kein Sicherheitsnachweis. Auch bei diesem Weg verarbeitet ein externer Dienst die übermittelten Daten, sofern nicht ein geeignetes lokales Modell eingesetzt wird. Für jeden konkret verwendeten Anbieter und Tarif sind die tatsächlich geltenden Regeln zu Speicherung, Training, Protokollierung, Unterauftragnehmern, Datenübermittlungen und Löschung zu prüfen. Vertragszusagen wie eine Null-Datenaufbewahrung können sinnvoll sein, müssen aber zum gewählten Dienst und zu den benötigten Funktionen passen. Im System sollten Berechtigungen, Zweck der Verarbeitung, übermittelte Datenkategorien, Modellversion und fachliche Freigabe nachvollziehbar geregelt werden. Automatisch vergebene Dokumentarten bleiben Vorschläge, solange eine falsche Zuordnung Auswirkungen auf die weitere Bearbeitung haben kann.
E-Mails und Schriftsätze: Entwurf ja, Versand erst nach Prüfung
Bei Korrespondenz zeigt sich der Unterschied zwischen einem guten Formulierungsvorschlag und einer anwaltlich verantworteten Erklärung besonders deutlich. Im Browser kann eine Patentanwältin aus freigegebenen Akteninformationen einen E-Mail-Entwurf erstellen lassen. Eine integrierte KI-Funktion kann denselben Schritt aus einem berechtigten Aktenkontext heraus unterstützen und den Entwurf der richtigen Akte zuordnen. Beide Wege sind für Eingangsbestätigungen, Sachstandsmitteilungen oder die sprachliche Überarbeitung vorhandener Texte denkbar. Bei einem neuen Schreiben an ein Amt, einer Erwiderung oder einer Mandantenempfehlung steigen die Anforderungen erheblich.
Ich würde KI-generierte Nachrichten deshalb grundsätzlich als prüfpflichtige Entwürfe behandeln. Vor dem Versand sind Empfänger, Aktenbezug, technische Tatsachen, Fristen, Anträge, Rechtsgrundlagen und gegebenenfalls angeführte Entscheidungen anhand der Originalunterlagen zu kontrollieren. Eine KI darf weder aus einer Zusammenfassung eine nicht belegte technische Eigenschaft ableiten noch eine versäumte Frist mit überzeugender Sprache verdecken. Besonders kritisch wäre ein automatischer Versand ohne ausdrückliche menschliche Freigabe. Die endgültige Entscheidung über Inhalt und Versand bleibt bei der zuständigen Person.
Mandatsbezug und Verantwortung
Der BDPA empfiehlt, den KI-Einsatz gegenüber Mandanten transparent zu behandeln, und sieht bei einem unmittelbar auf ein Mandat bezogenen Einsatz eine Einwilligung vor. Für die einzelne Kanzlei sind Mandatsvereinbarung, Art der Datenverarbeitung und konkrete Dienstleistung sorgfältig rechtlich zu prüfen; eine pauschale Formel für jede KI-Funktion genügt nicht. Ebenso müssen Mitarbeitende wissen, welche Anwendungen freigegeben sind, wie vertrauliche Informationen erkannt werden und wann ein Ergebnis fachlich eskaliert werden muss. Artikel 4 der europäischen KI-Verordnung unterstreicht die Bedeutung angemessener KI-Kompetenz.
Eine verantwortliche Einführung beginnt damit nicht bei der Auswahl eines Sprachmodells, sondern beim Arbeitsablauf: begrenzte Datenfreigabe, geeignete Vereinbarungen und technische Schutzmaßnahmen, dokumentierte Zuständigkeiten sowie eine überprüfbare Endkontrolle. Genese kann als zentrale Akten- und Datenbasis diese Abläufe unterstützen. Ob Browser, Report oder API im jeweiligen Fall sinnvoll ist, entscheidet sich an der Vertraulichkeit der Daten, dem Zweck der Bearbeitung und der Möglichkeit, das Ergebnis zuverlässig zu prüfen. Die fachliche Verantwortung lässt sich weder exportieren noch an eine Schnittstelle delegieren.
Quellen
- Bundesverband Deutscher Patentanwälte, „Künstliche Intelligenz als Mitarbeiterin in der Patentanwaltskanzlei – eine gute Idee?“, 23. Februar 2026: https://www.bundesverband-patentanwaelte.de/digitalisierung/kuenstliche-intelligenz-als-mitarbeiterin-in-der-patentanwaltskanzlei-eine-gute-idee/
- Patentanwaltsordnung, insbesondere §§ 39a und 39c: https://www.gesetze-im-internet.de/patanwo/
- Verordnung (EU) 2024/1689, insbesondere Artikel 4: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1689/oj/deu
- Genese, Produktinformationen zu Akten- und Dokumentenverwaltung: https://www.genese.de/de/genese-for-law-firms/